Sağlık çalışanlarının neredeyse yarısı (%42) fazla çalışma
saatleri nedeniyle bir noktada tükenmişlik yaşamaktadır.
Pandemiden etkilenen sağlık kurumları artık gerilme noktasına
kadar geldiler ve bir çözüm arıyorlar. Sağlık hizmetlerinde
robotik süreç otomasyonu (RPA), talep işlemeye yardımcı
olabilir, bir kuruluşun sektör kurallarına uyduğundan emin
olabilir ve hatta bazı İK ile ilgili görevleri üstlenebilir. Bu
makale RPA'nın ne olduğunu ve sağlık sektörüne nasıl katkıda
bulunduğunu açıklamaktadır.
Sağlık Hizmetlerinde RPA nedir?
RPA, algoritmaları kullanarak tekrarlayan görevleri
otomatikleştirir. İnsan müdahalesini azaltmayı ve üretkenliği
artırmayı hedefler. Tipik olarak, RPA, tesis içinde çalışan
fiziksel bir robot içermez. Belirli aktiviteleri gerçekleştirmek
için kodlanmış bir yazılımdır. Otomatik yanıt e-postası
göndermek kadar basit veya yönetim verilerini analiz etmek gibi
daha karmaşık olabilirler.
McKinsey'e göre sağlık sektöründe, iş akışının yaklaşık %36'sı
otomatikleştirilme potansiyeline sahip. Doğrudan hastalarla
çalışan ve görevleri uzmanlık gerektiren profesyoneller söz
konusu olduğunda bu sayı azalır. Örneğin, diş hijyenistlerinin
görevlerinin yalnızca %13'ünü otomatikleştirmek mümkündür. RPA
yalnızca sağlayıcılara değil, aynı zamanda hastalara da fayda
sağlayabilir.
Pandemi, RPA Talebini Nasıl Artırıyor?
COVID-19 vb. tehlikeli salgınlar dünyadaki her sektörü etkiliyor
ve Bain and Company'ye göre otomasyon girişimlerini de ters
orantılı olarak hızlandırdı. Sağlık sektöründe koronavirüs
özellikle günlük hasta tedavi işlemlerini ciddi anlamda olumsuz
etkiledi. Yakın zamanda yapılan bir Dünya Sağlık Örgütü anketi,
ankete katılan ülkelerin neredeyse yarısının (%49) diyabet
tedavisinde kesinti gittiğini gösterdi. Ankete katılanların
yüzde kırk ikisi kanser tedavisinde sorunlar gözlemledi - %31'i
kardiyovasküler acil durumlarda istenilen işlevi göremedi.
Yalnızca Birleşik Krallık'ta salgın nedeniyle 12 milyon iptal
edilmiş randevu birikmiş durumda. Sağlık hizmeti
sağlayıcılarının otomasyona yönelmesi bu yüzden şaşırtıcı değil.
Bazı Sağlık Kuruluşları Hala Temkinli
Otomatik sağlık hizmetleri sistemlerinin birçok faydası vardır -
manuel iş yükünü azaltır, hasta deneyimini iyileştirir ve
çalışan memnuniyetini artırır. Ancak klinikler otomasyona geçmek
konusunda hala şüphedeler. İşte nedenleri:
-
Maliyetler: Bir otomasyon sistemi önemli
ölçüde maliyetli olabilir. Deloitte'ye göre, bir bot 5.000
ila 15.000$ maliyet demek olabilir. Yöneticilerin, RPA'dan
elde edilen karın ilk yatırımını ne zaman ödeyeceğini
hesaplamaları gerekir. Çözüm uygulandıktan sonra bile,
satıcılar yine de ürün ve yazılım güncellemelerinin bakımı
için ücret alabilir.
-
Başarısızlık olasılığı: Yapılan
araştırmalara göre robotik otomasyon projelerinin
%30-50'si başarısız oluyor. Arızanın nedeni teknik veya
insan kaynaklı olabilir. Örneğin, yöneticiler yazılım
robotlarına yatırım yaparken kliniklerinin BT altyapısını
dikkate almayabilir veya yanlış görevleri
otomatikleştirebilirler. İnsan faktörü ek bir rol oynar:
Yöneticiler otomasyon girişimlerini kültürel değişimle
birleştirmezlerse çalışanlar buna katılmayabilir.
-
İş kaybetme korkusu: Sağlık çalışanları,
işlerini kaybetme korkusuyla RPA yazılımıyla çalışmayı
reddedebilir veya hatta onu sabote etmeye çalışabilir.
RPA, insanın bilişsel işlevlerini kopyalayamasa da, birçok
rutin görevin yerini alabilir.
Sağlık Hizmetlerinde RPA Uygulamaları
Hasta Randevularının Planlanması
Randevuların planlanması, hastanın ayrıntılarına ve doktorların
uygunluğuna bağlıdır. Hastane personelinin tüm bu bilgileri
analiz etmesi ve randevuyu bir doktorun programına uydurması
gerekir. Randevuları bu şekilde alan üç hastadan biri,
belirlenen zaman diliminden memnun değil ve büyük çoğunluğu
(%85) yeniden planlamak için kliniği arıyor.
Sağlık hizmetlerinde robotik süreç otomasyonu ile, bir hasta bir
randevu talebini doldurduğunda, yazılım robotları verileri tarar
ve hastanın konumuna, teşhisine, kişisel tercihlerine bağlı
olarak talebi doğru sıraya yerleştirir. Tüm bu veriler
hastanenin arka uç sistemine aktarılır, böylece hastalar randevu
ayrıntılarını görebilir ve idari çalışanları telefon
görüşmeleriyle rahatsız etmeden çevrimiçi olarak yeniden
planlama yapabilirler. Bu yaklaşım daha az hata, daha iyi bir
eşleşme ve daha yüksek hasta memnuniyeti ile sonuçlanır.
Örneğin ülkemizde kullanılan Merkezi Hekim Randevu Sistemi
(MHRS) buna gerçekten güzel bir örnektir.
Talep İşlemeyi Basitleştirme
Hak talebi işleme, veri girişi yapmak, değerlendirme yapmak ve
itirazları ele almak için uzun bir süreçtir. İdari çalışanlar,
zaman kaybetmenin yanı sıra, veri girişi veya uyumluluk ile
ilgili yazım hataları da yapabilirler. Yapılan araştırmalara
göre, sunulan her on sağlık hizmeti talebinden dördü resmi
taleplere uymuyor. Tıp endüstrisindeki otomasyon bu sorunu
çözebilir. İşte RPA botlarının yapabilecekleri:
-
Uyumlulukla ilgili istisnaları tespit etme
-
Daha doğru veri girişi yapma
-
Talep işleme maliyetlerini azaltma
-
Standart çalışma saatlerinin dışında da çalışarak
birikmiş işleri ortadan kaldırma
Hasta Verilerine Ulaşma
RPA medikal araçları, hastanenin veri tabanında otomatik olarak
doğru hasta kayıtlarını arayabilir ve bunları organizasyon
içindeki doğru kişiye gönderebilir. Bu tür bir robot, ağa
erişmek için bir insan çalışanın kimlik bilgilerine ihtiyaç
duyar.
Sağlık çalışanları, elektronik tıbbi kayıt belgelerinin
oluşturulma tarihi ve kimlik numaraları dahil olmak üzere belge
meta verilerini çıkarmak için RPA yazılımını eğitebilirler.
Çalışanlar bu bilgileri ilgili dosya ve klasörlerin
özelliklerini kontrol ederek elde ederler. Bu işlemi birkaç kez
"izledikten" sonra, botlar insanları taklit edebilir. Bazı RPA
yazılım sağlayıcıları buna "masaüstü otomasyonu" adını verir.
Dahası, yazılım robotları tüm süreçlerin izlenebilir olmasını ve
yapılandırılmış günlüklerde belgelenmesini sağlar. Bu düzenleme,
dış denetimlerle başa çıkmayı kolaylaştırır.
Kimlik Bilgilerinin Doğrulanması
Sağlık hizmetlerinde robotik otomasyon, insan kaynakları (İK)
departmanında da çok faydalı oldu.
Hızlı COVID-19 enfeksiyonları, sağlık çalışanları için ciddi
sıkıntılara neden oldu. Buna karşılık, hastaneler yeni
çalışanları işe almaya ve emekli hekimleri gönüllü olarak kabul
etmeye başladı. Bu süreç İK departmanlarını es geçti ve onları
otomasyon hakkında düşünmeye zorladı. Yazılım robotları
aşağıdaki gibi bazı görevleri üstlenebilirler:
-
Kimlik bilgisi doğrulama
-
Geçmişe yönelik kontroller
-
Yeni çalışan hakkında herkesi bilgilendirme ve
gönüllüleri iş alanlarına atama gibi işe alım süreç
çözümleri
COVID İle İlgili Resmi Süreçlerle Baş Etmek
Pandemi patladığında Cleveland Clinic, COVID-19 için onaylı
testler sunan hastanelerden biriydi. Protokol, test için gelen
tüm hastaların hastanenin veri tabanına kaydedilmesini
gerektiriyordu. Yöneticiler, herkes için test kiti etiketlerinin
hazırlanmasını istedi. Ve EHR sistemine her yeni ziyaretçinin
kaydedilmesi gerekiyordu. Bu manuel işlem etiketleme hatalarına
neden oldu ve altı saatlik bekleme kuyruklarıyla sonuçlandı.
Cleveland Clinic sağlık hizmetlerinde RPA'yı kullanmayı karar
verene kadar durum böyleydi. 48 saat içinde Klinik, hasta veri
kaydını ve etiketleme görevlerini yönetmeye başlayan bir yazılım
botu geliştirtti. İnsanların bu faaliyetleri tamamlamak için
yaklaşık üç dakikaya ihtiyacı vardı. Robot, sıfır hata ile on
altı saniyede onları temizleyebildi.
Nereden Başlamalı
RPA, salgınla ilgili zorlukların tek cevabı değil ama denemeye
değer ve sağlık sektörü bunun farkında. Gartner'ın araştırması,
RPA'nın sağlık sektöründe trend olduğunu gösteriyor - ABD'deki
sağlık hizmeti sağlayıcılarının %50'si önümüzdeki üç yıl içinde
RPA'ya yatırım yapmayı planlıyor - Türkiye'de de hızlı bir
şekilde artmasını diliyoruz. Bu sayı, 2024'ün başındaki değerden
on kat fazla.
Şunları düşünün; BT altyapınız yeni yazılımla uyumlu olacak mı
ve hangi harici BT kaynaklarına ihtiyacınız olacak? Mevcut RPA
projesi iş gücünüzü nasıl etkileyecek? Kısa vadeli ve uzun
vadeli otomasyon hedefleriniz nelerdir? İlk önce hangi
alanlarınızı otomatikleştirmek istiyorsunuz?
Önce en zor ve en karmaşık sürecinizi otomatikleştirmeye
çalışmayın. Son kullanıcı için gerçekten sorun olan noktaları
araştırın. Ve son olarak, güvenilir bir RPA iş ortağı bularak bu
işe yalnız girmediğinizden emin olun. Örneğin Onex Yazılım,
ihtiyacınız olan hizmetler için size yardımcı olabilir.
